Warunki i tryb przyznawania pomocy określa rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 22 stycznia 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania „Uczestnictwo rolników w systemach jakości żywności” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (Dz. U. Nr 20, poz. 119).
Formularz wniosku o przyznanie pomocy wraz z instrukcją jego wypełnienia przed naborem wniosków będą udostępnione na stronach internetowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa www.arimr.gov.pl. Można będzie je również otrzymać w biurach powiatowych, oddziałach regionalnych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
Wniosek o przyznanie pomocy wraz z załącznikami składa się do dyrektora oddziału regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę wnioskodawcy. Dokumenty można złożyć osobiście lub przez upoważnioną osobę w kancelarii oddziału regionalnego, albo przesłać listem poleconym nadanym w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego lub przesyłką kurierską.
Z chwilą złożenia wniosku o przyznanie pomocy osobiście lub przez upoważnioną osobę, kancelaria oddziału regionalnego Agencji wydaje na kopii potwierdzenie jego złożenia, zawierające datę i godzinę wpływu.
Termin składania wniosków o przyznanie pomocy w ramach niniejszego naboru upływa z końcem dnia roboczego następującego po dniu podania do publicznej wiadomości informacji, że zapotrzebowanie na środki finansowe wynikające ze złożonych wniosków osiągnęło co najmniej 110 % środków finansowych dostępnych w ramach działania „Uczestnictwo rolników w systemach jakości żywności”.