Jak podpisać umowę w Internecie

Korzystając z e-podpisu z Profilem Zaufanym- można od razu zweryfikować tożsamość stron? to nowość na rynku

Dwie firmy podpisują umowę o współpracy, sprzedaży czy ugodę. Jak taki dokument skutecznie podpisać online? Można z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego. Obecnie w Polsce korzystają z niego jednak duże firmy, księgowi i prawnicy - w sumie tylko 200 tysięcy Polaków. Coraz więcej firm korzysta za to z niekwalifikowanych e-podpisów. Pozwalają one na zdalne zawieranie umów w tzw. formie dokumentowej. Co do zasady, umowy zawarte w ten sposób są przez prawo traktowane tak samo, jak umowy podpisane własnoręcznie. Problemem jest jednak weryfikacja tożsamości stron. Jak zrobić to sprawnie, bez wychodzenia z domu czy firmy? - radzi notariusz Paweł Orłowski, Prezes Ultima RATIO. Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie.

Przy podpisywaniu umów między dwoma kontrahentami bardzo często zdarza się sytuacja, że umowa zostaje podpisana fizycznie, a przedstawiciele firm wysyłają między sobą skany dokumentów. Oryginały są potem dostarczane pocztą lub na kolejnym biznesowym spotkaniu. Jednak taka praktyka jest stosowana raczej w przypadkach, gdy obie strony już się znają i współpracowały ze sobą. Gorzej jest w sytuacjach, gdy umowę zawierają podmioty, które nigdy wcześniej nie miały ze sobą kontaktu. Pojawia się wówczas ryzyko oszustw poprzez podanie przez drugą stronę nieprawdziwych danych. W Internecie w dalszym ciągu ludzie są w dużej mierze anonimowi. Oczywiście można skorzystać z tak zwanego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce jest on jednak mało przydatny. Posiadają go księgowi, prawnicy i inni profesjonaliści. Przeciętny Kowalski nie widzi potrzeby, aby osobiście udawać się do specjalnej firmy, aby go wyrobić.

Kwestię tę rozwiązuje e-podpis wprowadzony właśnie przez Ultima RATIO. Dzięki przyłączeniu systemu IT sądu do Węzła Krajowego, przed podpisaniem umowy strony muszą potwierdzić swoje dane przez Profil Zaufany. Nie ma więc potrzeby żmudnej wideo-weryfikacji, przelewów weryfikacyjnych albo badania danych osobowych przez pracowników w terenie.

„Profil Zaufany posiada w Polsce prawie 15 milionów obywateli. Teraz mogą oni wykorzystać go, by potwierdzić swoje dane przy zawieraniu takich umów, jak umowy: pożyczki, sprzedaży, zlecenia, o dzieło, współpracy, ubezpieczenia, agencyjnej, o roboty budowlane, kontraktu menadżerskiego, o pracę, ugody a wkrótce umowy leasingu. Wszystkie te umowy można podpisać w naszym systemie. Prawo nie wymaga, aby były one podpisywane własnoręcznie albo z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W umowach podpisywanych naszym e-podpisem strony nie muszą zawierać klauzul arbitrażowych na Ultima RATIO. Chcemy je jednak do tego zachęcać. Wkrótce możliwe będzie dodanie do każdej takiej umowy pieczęci z zapisem arbitrażowym. W Ultima RATIO. strony prowadzą bowiem sprawy przez Internet. Dowody przedstawiane tą drogą dość łatwo jest jednak podważyć. Kiedy tak się dzieje, opinie grafologiczne znacznie przedłużają czas i podnoszą koszty postępowań. Natomiast dokumenty podpisywane naszym e-podpisem posiadają kwalifikowane pieczęci elektroniczne oraz kwalifikowane znaczniki czasu. Są też przez nasz system automatycznie sprawdzane. Dlatego firmy, które prezentują je w sprawach arbitrażowych, mogą liczyć na jeszcze szybsze postępowania. Dokumentów takich nie da się bowiem ani podrobić, ani przerobić." - mówi notariusz Paweł Orłowski, Prezes Ultima RATIO. Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie.

Firmy, które wdrożyły nowy e-podpis, zwracają uwagę na prostotę tego rozwiązania.

„Nasza firma zajmuje się finansowaniem produktów i usług w formie subskrypcji. Zawieramy co miesiąc setki umów B2B w całej Polsce, np. na wynajem komputerów czy usług księgowych. Teraz proces ten stał się prostszy i bardziej bezpieczny. Klient otrzymuje wiadomość mail z linkiem do umowy. Aby ją podpisać, musi zalogować się do Profilu Zaufanego. Później podpisanie umowy ogranicza się do jednego kliknięcia. Klient nie musi zakładać konta ani zostawiać swoich danych. Pomimo, że nie było to wymagane, zdecydowaliśmy się także wprowadzić do umów zapisy na Ultima RATIO. Dzięki temu zarówno my, jak i nasi klienci, mają do dyspozycji szybką i prostą ścieżkę załatwienia ewentualnych problemów, które mogą się pojawić po podpisaniu umowy. Decydującą rolę odegrała też wygoda i niskie koszty a także fakt, że korzystamy z ich e-podpisu”. – mówi Sebastian Kuk, członek Zarządu WeSub.

Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji Ultima RATIO. działa od marca bieżącego roku przy sądzie arbitrażowym o tej samej nazwie. Oferuje mediacje konsumencie dla sklepów internetowych oraz program arbitrażowy dla firm w formie stałej, miesięcznej subskrypcji. E-podpis jest częścią tej drugiej oferty. Arbitrami Centrum są notariusze, adwokaci i radcowie prawni. Wszystkie czynności - od złożenia wniosku, przez przedstawienie materiału dowodowego, aż po wydanie wyroku wykonywane są za pośrednictwem specjalnej platformy cyfrowej. Średni czas trwania postępowania arbitrażowego to 19 dni, zaś e-mediacji - niespełna dwa tygodnie.