Internet - codziennością

Komputery ma ponad 80% przedsiębiorstw w Polsce, około 25% Polaków w wieku 15-75 lat korzysta z Internetu w poszukiwaniu wiedzy, informacji czy rozrywki. Witryny internetowe rozwijają się w sposób zauważalny nawet dla tych, którzy rzadko korzystają z zasobów Sieci.

Kilka lat temu chcąc posiadać swoje miejsce w Internecie można było zlecić wykonanie strony-wizytówki zawierającej dane teleadresowe i krótkie teksty reklamowe specjalistycznej firmie. W późniejszym czasie coraz więcej firm zauważyło potrzebę prezentacji swoich produktów czy usług, powstały katalogi i sklepy internetowe. Jednak w ostatnich latach Internet stał się medium wspomagającym komunikację z klientami i partnerami handlowymi oraz procesy prowadzenia polityki marketingowej. Treści umieszczane na nowoczesnej stronie WWW dotyczą już nie tylko oferty i danych kontaktowych firmy, ale są odzwierciedleniem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Strona WWW jest źródłem informacji dla klientów (obecnych i przyszłych), potencjalnych inwestorów, a także, co często nie jest w ogóle zauważane, dla pracowników firmy. Udostępnianie aktualnych informacji i oferty na stronie firmowej staje się koniecznością. Tylko aktualna witryna budzi zaufanie wśród internautów, dając niemalże pewność prężności firmy i pozwalając na optymistyczne prognozy na przyszłość.

Przeglądając zasoby Sieci można znaleźć wiele przykładów stron z datami ostatniej aktualizacji sprzed dwóch, trzech lat. Czy skłania nas to do złożenia choćby zapytania ofertowego w tej firmie? Odpowiedź nasuwa się sama.

Co zatem należy zrobić, aby utrzymać aktualną stronę WWW? Sposobów jest kilka:

• samodzielne wykonanie i prowadzenie strony internetowej,
• zlecenie wykonania strony przez wyspecjalizowane firmy,
• wykorzystanie narzędzi do samodzielnego umieszczania informacji na stronie WWW – CMS (ang. Content Management System).
  Samodzielne wykonanie i prowadzenie strony WWW jest dobrym rozwiązaniem pod warunkiem spełnienia kilku ważnych założeń:
• trzeba koniecznie znać wszelkie zagadnienia związane z budowaniem i obsługą stron internetowych lub zatrudnić pracowników z takimi umiejętnościami (zwykle do prowadzenia strony potrzeba zespołu dwóch do trzech osób odpowiedzialnych za różne elementy strony, takie jak szata graficzna, treści na stronie WWW, obsługa bieżąca mechanizmów)
• należy zadbać o częste aktualizacje – co może okazać się trudne, gdyż zwykle aktualne informacje powstają w innych obszarach firmy niż miejsce, w którym obsługiwana jest strona WWW. Niezbędna jest dobra komunikacja na przykład działu produkcji z administratorem strony.
• trzeba ustalić wysoki priorytet prac nad stroną – zwykle obsługa strony WWW staje się ubocznym zadaniem zespołu informatyków, który na codzień zajmuje się serwisem firmowego oprogramowania i sprzętu; wykonując swoje codzienne zadania nie mają oni wystarczającej ilości czasu na aktualizację treści na stronie WWW. Warto tutaj zauważyć , że strona WWW nie powinna być postrzegana jako narzędzie informatyczne tylko marketingowe.
  

Po spełnieniu tych najważniejszych założeń nasza strona internetowa może stać się atrakcyjna. Rodzi się jednak kolejne pytanie. Ile to nas będzie kosztować?

W tych kosztach trzeba uwzględnić koszt zatrudnienia dodatkowej osoby (lub kilku) oraz zapewnienia aktualnych informacji na stronie WWW (wyznaczyć czas pracy dla pracownika tworzącego te informacje), Zapewne konieczna stanie się też zmiana rozkładu czasu pracy informatyka. Kosztem czasu pracy nad firmowym sprzętem zajmie się on wprowadzeniem informacji na stronę. Ponadto zarządzanie dużym i rozbudowanym serwisem stwarza problemy związane z utrzymaniem spójności całej witryny. Jak widać, takie rozwiązanie może nie być satysfakcjonujące, dlatego rozważmy kolejne: zlecenie wykonania strony wyspecjalizowanej firmie. Oczywiście jest to dobre rozwiązanie aczkolwiek nie obędzie się bez problemów.

Pierwszym jest odpowiedni wybór wykonawcy – firm specjalizujących się w tworzeniu stron WWW jest wiele, trzeba zatem poświęcić wiele czasu na wybór odpowiedniej.
Następnie należy dokładnie określić jak strona powinna wyglądać, jak powinna być obsługiwana oraz co powinna zawierać. Kiedy już dostaniemy to co chcemy i strona będzie dostępna dla odwiedzających zastanawiamy się jak ją aktualizować. Każdą zmianę musimy przekazać do wykonania obsługującej nas firmie, a na realizację zmiany musimy zazwyczaj poczekać. Zmiany niestety są także kosztowne co zmniejsza naszą chęć do ich wprowadzania.

Czy korzystanie z usług agencji w pełni zapewni atrakcyjność i aktualność stronie? I w tym przypadku odpowiedź jest jasna. Co zatem możemy zrobić, aby strona naszej firmy była lepsza od innych? Rozwiązaniem może być zastosowanie odpowiedniego narzędzia do tworzenia stron WWW i późniejszego aktualizowania treści. Są to tzw. systemy zarządzania treścią (CMS od angielskiego Content Management System). Umożliwiają one, mówiąc w ogromnym skrócie, szybką budowę i edycję stron internetowych przez osoby zupełnie nie znające języków programowania zazwyczaj do tego wykorzystywanych. Systemy takie zapoczątkowały nową erę w jakości tworzenia stron internetowych – teraz każdy może sam, bez ingerencji firmy zewnętrznej, w szerokim stopniu modyfikować i rozbudowywać swój serwis internetowy. Oznacza to ogromną oszczędność czasu i pieniędzy, a także daje nieograniczone wręcz możliwości realizacji własnych pomysłów.

Skąd biorą się oszczędności?
Tradycyjny proces aktualizacji i rozbudowy serwisu WWW angażuje zewnętrzną agencję lub wewnętrzny dział IT. Od pomysłu do jego realizacji mija dużo czasu i jest wiele okazji do przekłamań w treści przekazu. System zarządzania treścią eliminuje zbędne etapy tego procesu. Teraz osoba odpowiedzialna za serwis firmowy sama może szybko i skutecznie dokonać modyfikacji treści strony, dzięki czemu proces aktualizacji jest znacznie przyspieszony, a jego koszty obniżone.

A jak wygląda sama edycja strony opartej na systemie zarządzania treścią?

Wszystkie operacje (dodawanie nowych informacji, edycja istniejących) wykonujemy za pomocą edytora (w formie aplikacji internetowej) podobnego do każdego edytora tekstu (np. MS Word). Możemy w nim pogrubiać tekst, podkreślać, pisać kursywą, różnymi kolorami, wstawiać tabelki, obrazki i wiele więcej. Wszystko w sposób identyczny jak w przypadku zwykłych dokumentów tekstowych. Jest to więc operacja dostępna dla przeciętnego użytkownika komputera.
System oferuje również opcje zarządzania użytkownikami - każdy z pracowników może odpowiadać za swoją część serwisu WWW. Administrator nadaje uprawnienia tak, aby pracownicy mieli dostęp tylko do przydzielonych im sekcji witryny. Każda zmiana dokonana w treści serwisu jest najpierw zachowywana w wersji roboczej dokumentu, którą przed ostateczną publikacją można zweryfikować, a po zatwierdzeniu opublikować.

Do najpopularniejszych modułów, które znajdują się w systemie CMS należą:

• moduł wydarzeń – za jego pomocą można dodawać na stronę najświeższe informacje związane z firma, wydarzenia czy komunikaty;
• moduł produktów i usług – tutaj możemy umieścić informacje o naszej ofercie wraz z szerokim opisem i grafikami;
• moduł serwisów informacyjnych – z podziałem na kategorie tematyczne i grupy użytkowników; pozwala na wysłanie klientom najnowszej oferty promocyjnej za pomocą poczty elektronicznej, a partnerom handlowym informacji o warunkach współpracy, możliwe jest również wysyłanie informacji tylko do wybranych osób;
• referencje – każdą otrzymaną referencję możemy umieścić na stronie, tak aby wyświetlała się przy produkcie którego dotyczy
• napisali o nas – możemy opublikować wszystkie artykuły, w których dziennikarze wspomnieli o naszej firmie czy produktach
• księga gości – umożliwia zapisywanie komentarzy osób odwiedzających stronę;
• najczęściej zadawane pytania (FAQ) – pozwala na publikację najtrudniejszych problemów z ich rozwiązaniami;
• wizyty na stronie – licznik odwiedzin na stronie oraz licznik najczęściej wyświetlanych elementów strony (wydarzeń, opisów produktów czy artykułów prasowych)
  

Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby dodać do systemu kolejne moduły – wszystko zależy wyłącznie od potrzeb i wykreowanych pomysłów a także specyfiki branży.

Przykłady
Przykładem dobrze wdrożonego i efektywnie wykorzystywanego systemu zarządzania treścią na stronie WWW jest strona http://WWW.varico.com/ Do umieszczania informacji na stronie wykorzystywany jest system CMS, a odpowiedzialnym za aktualizację treści jest dział marketingu. Edytory tekstów wykorzystywane są do dodawania treści wydarzeń, artykułów prasowych czy referencji. Informacje o nowych wersjach programów wysyłane są w postaci poczty elektronicznej do ich użytkowników. Możliwe jest pobieranie plików zawierających aktualizacje programów lub prezentacje rozwiązań. Wszystkie wejścia na stronę są monitorowane i pracownicy Varico mogą sprawdzać, które artykuły są najczęściej odwiedzane oraz które programy cieszą się największą popularnością. Wiedzę w ten sposób zdobytą można wykorzystać do celów marketingowych. Dodatkowo ze strony można wysłać zamówienie usługi informatycznej czy zgłosić usterkę w programie.

Czego potrzebujemy, aby wdrożyć system CMS?

Aby wdrożenie systemu zarządzania treścią strony WWW było efektywne dla naszej firmy konieczne jest dokładne określenie swoich potrzeb. W tym zakresie możemy liczyć na pomoc ze strony firmy wdrażającej system. Poza tym, od strony technicznej potrzebujemy serwera WWW z obsługą na przykład języka PHP lub Perl oraz bazą danych.
Czy warto i kiedy wydatki się zwrócą?
Systemy CMS stają się coraz popularniejsze i coraz szersze grono firm dostrzega ich zalety. Im serwis WWW jest bardziej rozbudowany i częściej aktualizowany, tym oszczędności z wykorzystania systemu zarządzania treścią będą większe. Bieżące aktualizacje publikowane są bardzo szybko i bez zbędnego przekazywania obowiązków innym osobom.
Łącząc obniżone koszty, czas aktualizacji strony oraz możliwość budowy i edycji serwisu internetowego system CMS rysuje się jako dobre rozwiązanie dla każdej firmy, szczególnie firmy średniej lub większej. W małych firmach trzeba sobie zadać pytanie czy strona WWW jest tylko dodatkiem czy też narzędziem i jak powinna wyglądać za 2-3 lata. Często odpowiedź na to pytanie pokaże sensowność inwestycji nawet kilku tysięcy złotych w dobry system zarządzania treścią. Jest idealnym rozwiązaniem dla firmy, która pragnie prowadzić aktualny i nowoczesny serwis WWW przez pracowników posiadających jedynie przeciętne umiejętności obsługi komputera. Przy dobrze określonych potrzebach i poprawnym wdrożeniu wydatek na system do zarządzania treścią na stronie WWW powinien zwrócić się w czasie od kilku miesięcy do maksymalnie dwóch lat.