Wchodząca w życie 1 stycznia 2004 r. nowelizacja przepisów kodeksu pracy nakłada na pracodawców obowiązek poinformowania zatrudnionych pracowników o obowiązujących ich warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych.
Od 1 stycznia 2004 r. każdy nowo zatrudniany pracownik w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę powinien otrzymać od pracodawcy pisemną informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia, które nie wynikają bezpośrednio z umowy.
W szczególności chodzi tu o informacje dotyczące: obowiązującej w zakładzie dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, okresu przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oraz okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
Większość z tych informacji stanowi obecnie element obowiązujących w zakładach pracy regulaminów pracy i regulaminów wynagradzania.
Ustawodawca nałożył jednak na pracodawców obowiązek indywidualnego rozpisania każdemu pracownikowi szczegółowych warunków zatrudnienia. Oznacza to, że obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców niezależnie od tego, czy obowiązują u nich regulaminy pracy i wynagradzania.
Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku ustalania regulaminu pracy, będą musieli dołączyć do pisemnej informacji również normy dotyczące:
Wszyscy pracownicy, którzy przed 1 stycznia 2004 r. byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, również muszą otrzymać od pracodawcy spisane warunki zatrudnienia. Obowiązek poinformowania tych pracowników został jednak rozłożony w czasie i musi zostać zrealizowany do 30 czerwca 2004 r.