Standardy jakości i nowoczesności w KRUS

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wdraża zmiany w zarządzaniu systemem ubezpieczenia społecznego rolników o strategicznym znaczeniu dla obsługi indywidualnych spraw rolników i dla usprawnienia współdziałania z innymi podmiotami administracji publicznej. Zakres zadań we własnym zakresie zaprojektowanych do 2011 roku obejmuje wszystkie kluczowe obszary działalności instytucji, w tym:

• unowocześnienie i zintegrowanie systemów informatycznych (IT)
• zarządzanie (Human Resource Management)
• procedury i procesy zarządzania (Management Information System).

Usprawnieniu zarządzania systemem ubezpieczenia społecznego rolników i organizacją Kasy służą komponenty realizowane z rekomendacji Banku Światowego (EBOR), w ramach Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich. Bank Światowy współfinansuje te prace na podstawie rządowej umowy pożyczkowej z 2006 roku. Dla KRUS przeznaczył 27 mln euro, tj. 90% wartości inwestycji w Kasie. Pożyczka jest oprocentowana na 1,6% w skali roku, jej spłata rozpocznie się w 2011 roku. W okresie realizacji PPWOW pozostałe 10 proc. środków corocznie zapewnia budżet państwa.

Na zasadzie puzzli
Systemy informatyczne eksploatowane i obecnie unowocześnianie przez KRUS obsługują bardzo wrażliwy sektor ubezpieczeń społecznych, dlatego ważne jest ich sprawne funkcjonowanie we wzajemnym powiązaniu i dopasowaniem, jak elementów w układance. Takiej spójności nie było w obszarze IT, gdy KRUS przejmował od ZUS zadania w 1991 r. Na potrzeby obsługi ubezpieczenia społecznego rolników ówczesne programy informatycznyce eksploatowane w ZUS zmodyfikowano i dostosowano do zadań ustawowych Kasy. Jednak każde nowe zadanie publiczne powierzane Kasie wymagało wdrożenia kolejnego oprogramowania. W efekcie powstało kilkadziesiąt systemów informatycznych, o bardzo różnej „architekturze” i poziomie nowoczesności. Dużym finansowym obciążeniem dla budżetu była także ich obsługa przez zewnętrzne ośrodki obliczeniowe. Dlatego już w końcu lat 90. zadecydowano w Kasie o zastąpieniu przestarzałego oprogramowania nowym, integrującym najbardziej strategiczne dla obsługi rolników obszary działalności KRUS. Początek zmianom dała przebudowa największych systemów informatycznych, jakimi są w KRUS:
FARMER- - do obsługi emerytur i rent - oraz
KRUSnal - do obsługi czynnych zawodowo rolników - w zakresie ewidencji okresów podlegania ubezpieczeniu, poboru składek, dokumentowania przyznawania i wypłaty świadczeń krótkoterminowych.
Od stycznia 1999, gdy KRUS powierzono obsługę części ludności rolniczej w odrębnym, zreformowanym ubezpieczeniu zdrowotnym, na potrzeby ówczesnych Kas Chorych wdrożono kolejny system (KACHNA) do ewidencji beneficjentów tego odrębnego ubezpieczenia, okresów podlegania i poboru składek w systemie ubezpieczenia zdrowotnego. Równocześnie trwały prace (ukończone w 2006 r.) nad centralnym systemem finansowo-księgowym i nowoczesnymi rozwiązaniami IT wynikającymi z przyjętej strategii informatyzacji KRUS i zaleceń Banku Światowego oraz opracowanych na bazie wyników grantu TF/05/06/25 zrealizowanego dla MPiPS i finansowanego przez rząd japoński.

Wizja i misja – nowoczesność i niezależność
Jednym z kluczowych zadań Kasy w było zaprojektowanie i wdrożenie systemu informatycznego konsolidującego rozproszone bazy danych, w których przetwarzane są dane osobowe ok. 4 mln podopiecznych Kasy (ubezpieczonych i świadczeniobiorców). Projekt obejmował m.in. budowę Centralnego Zasobu Danych Osobowych - głównej bazy danych osobowych rolników. Kolejnym ważnym etapem realizacji strategii IT - ogłoszenia zgodnie z procedurami EBOR Międzynarodowego Przetargu Konkurencyjnego na System Workflow i modernizację systemów przetwarzania w ramach Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich. Umowę na realizację Workflow podpisano w 30 września br.
    Wcześniej, w okresie 5 lat od określenia strategicznych kierunków zmian w Kasie, ze środków własnych i we własnym zakresie:
zbudowano sieć rozległą (WAN) obejmującą wszystkie jednostki organizacyjne KRUS (Centralę KRUS, 16 Oddziałów Regionalnych oraz 265 placówek terenowych).
Wdrożono centralny, na wysokim poziomie zabezpieczenia, dostęp do sieci INTRANET na każdym stanowisku pracy wymagającym korzystania z komputera z dostępem do sieci i poczty elektronicznej, umożliwiającej sprawny obieg dokumentów pomiędzy wszystkimi jednostkami KRUS. Dostęp do biblioteki dokumentów służbowych, do ogółu wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących działalności urzędu, korzystanie z poczty elektronicznej, jest personalizowany zgodnie z zakresem kompetencji pracowników.
wykorzystując WAN, wdrożono dla całej organizacji narzędzie do komunikacji w systemie CISCO IP;
na poziomie każdej jednostki organizacyjnej KRUS wdrożono procesy i procedury zintegrowanych systemów: zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji, zgodne z polskimi normami PN-ISO/IEC 27001:2007 i PN-EN ISO 9001:2001, a zarazem spełniające wymagania międzynarodowych standardów IQNet. Od wdrożenia w latach 2004-2005 norm ISO w KRUS były one dwukrotnie i z sukcesem poddawane recertyfikacji przez zewnętrznego audytora - PCBC. Ta jednostka certyfikująca prowadzi obecnie w Kasie kolejny audit. Obejmuje on Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ) w tym procesy i procedury związane z wdrożeniem w KRUS Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. ZSZ obowiązuje we wszystkich jednostkach Kasy od 1 grudnia 2009 r.
Kolejnym wyznacznikiem otwartości KRUS na innowacyjność jest wdrożenie Wspólnej Metody Oceny – CAF 2006. Powszechny Model Oceny CAF jest kompleksowym narzędziem zarządzania jakością w administracji publicznej, wdrażanym przez kraje Unii Europejskiej i promowanym w ramach Sieci UE ds. Administracji Publicznej (EUPAN). W Polsce beneficjentem środków na wdrożenie CAF w ramach projektu pn. „Poprawa zdolności zarządczych w urzędach administracji rządowej” jest KPRM.

Doświadczenia KRUS dla wszystkich
Działania kontynuowane przez KRUS w obszarze IT są realizowane również z wykorzystaniem funduszy unijnych. Zapewnia je Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013, 7 Oś Priorytetowa, związany z budową „Społeczeństwa informacyjnego – Budową Elektronicznej Administracji - oraz Program Operacyjny Kapitał Ludzki”. Te fundusze umożliwiają realizację w KRUS dwóch kolejnych strategicznych projektów - R3@KRUS - Utrzymanie i Usługi Rejestru Referencyjnego Rolników oraz e@KRUS, związanego z budową elektronicznej Platformy Usług Publicznych KRUS. Działania podejmowane przez KRUS w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka są zgodne z Planem Informatyzacji Państwa i służą wdrożeniu mechanizmów systemowej współpracy z innymi urzędami, a zarazem odpowiadają rozwiązaniom interoperacyjnym na poziomie Unii Europejskiej.
Co oznacza wdrożenie w Kasie narzędzi do obsługi spersonalizowanych e-usług dla rolników? Odpowiedź brzmi – oznacza to pełny dostęp przez Internet do indywidualnych kont, możliwość załatwiania osobistych spraw rolników z wykorzystaniem elektronicznego okienka i e-bankowości, najwyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
Co dodatkowo będzie mógł zaoferować KRUS klientom instytucjonalnym? ZUS i Urzędom Skarbowym – umożliwi np. e-dostęp do bazy danych o ubezpieczonych, NFZ – dostęp do ewidencji ubezpieczonych i danych o wpływach ze składek zdrowotnych, PFRON – dostęp do danych o składkach na ubezpieczenie społeczne, ARiMR – bieżącą informację o rolnikach i gospodarstwach, MPiPS - usługi w ramach wdrażanego w obrębie UE Systemu Elektronicznej Wymiany Danych.
Cele wytyczone w obszarze wewnętrznej organizacji do 2011 roku już w ogromnym zakresie osiągnięto w KRUS. Dzięki działaniom elastycznie dostosowującym Kasę do zmian otoczenia i standardom wdrażanym wg unijnych wymagań wobec administracji państwowej, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wkrótce znajdzie się w czołówce najbardziej nowoczesnych organizacji użyteczności publicznej w kraju i UE. Co zapewnia KRUS klucz do tego sukcesu? Wiedza i kompetencje, a po trosze umiejętność wyciągania wniosków z doświadczeń (czytaj: także z błędów) innych znaczących instytucji użyteczności publicznej w Polsce.