Musisz trzymać przez 4 lata wszystkie: faktury, etykiety zbóż,
dokumenty ze sprzedaży i dostawy związane z posianym ziarnem,
dokumenty z dostaw zboża nie przeznaczonego na żywność, sianego
na terenach odłogowanych, dokumentację dowodzącą, że posiany rzepak
oraz pszenica durum (na które zgłaszane były dodatkowe płatności)
spełniają wymogi wymienione w Dodatku I w Sekcji E. Cztery lata liczone są
od końca roku kalendarzowego, w którym były żniwa.
Szczególną uwagę proszę zwrócić na konieczność przechowywania połowy
pobranych z magazynowanego ziarna próbek rzepaku – dla
potrzeb ewentualnych, dalszych testów.
Powinieneś trzymać każdą inną istotną dokumentację dotyczącą
zasiewów i odłogowania (np. faktury osoby kontraktującej lub notatki
sprzedawcy). Prosimy także o przechowywanie kopii podań IACS, map i innych
dokumentów wspierających.
Przyjęcie zasad dotyczących praktyki bezpiecznego używania pestycydów,
wiążę się z trzyletnim przechowywaniem dokumentacji magazynowania,
stosowania i rozmieszczania. Pełne szczegóły dotyczące ewidencjonowania
okresów wolnych od stosowania pestycydów zawarte są w regulaminie
Praktyki.
Jeśli posiadasz ziemię niekwalifikowaną, zamienioną na kwalifikowaną
musisz zatrzymać całą dokumentację dotyczącą podania (łącznie z
pisemną zgodą właściciela na zamianę ziemi, w przypadku, gdy jesteś
dzierżawcą) na cztery lata począwszy od końca kalendarzowego roku po
zamianie ziemi.