Warunki i tryb udzielania pomocy określa rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 17.10.2007 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania pomocy finansowej w ramach działania „Modernizacja gospodarstw rolnych” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (Dz.U. nr 193, poz.1397 z późn. zm.).
Formularz wniosku o przyznanie pomocy oraz formularze niektórych załączników do wniosku wraz z instrukcjami ich wypełnienia (wersja PROW 121/09/01) są udostępnione na stronach internetowych administrowanych przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa www.arimr.gov.pl (pobierz dokumenty) oraz Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi www.minrol.gov.pl Można je również otrzymać w Oddziałach Regionalnych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (OR ARiMR).
Wniosek o przyznanie pomocy należy wypełnić zgodnie z Instrukcją, zwracając szczególną uwagę na wszystkie wymagane pozycje i załączniki, których nie wypełnienie lub nie dołączenie do wniosku będzie skutkowało, zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, nieprzyznaniem pomocy.
Wniosek o przyznanie pomocy składa się w OR ARiMR właściwym ze względu na miejsce realizacji operacji. W przypadku Lubuskiego OR oraz Podlaskiego OR wnioski przyjmowane będą w siedzibach Biur Wsparcia Inwestycyjnego OR tj. odpowiednio w Gorzowie Wielkopolskim ul. Walczaka 106 i w Białymstoku ul. Lipowa 32A.
Wniosek o przyznanie pomocy składa się osobiście albo przez upoważnioną osobę albo przesyłką rejestrowaną, nadaną w placówce pocztowej operatora publicznego.
Wniosek może być złożony osobiście albo przez upoważnioną osobę również za pośrednictwem Biura Powiatowego ARiMR (BP ARiMR), znajdującego się na obszarze właściwości miejscowej OR ARiMR właściwego ze względu na miejsce realizacji operacji. Wniosek o przyznanie pomocy złożony za pośrednictwem BP ARiMR zostanie przekazany niezwłocznie do właściwego OR ARiMR.
Z chwilą złożenia wniosku o przyznanie pomocy bezpośrednio w OR ARiMR albo BP ARiMR, wydawane będzie potwierdzenie jego złożenia, zawierające datę wpływu. O terminowości złożenia wniosku decyduje data złożenia dokumentów we właściwym OR lub BP ARiMR. W przypadku złożenia wniosku poprzez nadanie przesyłką rejestrowaną, za dzień jego złożenia uznaje się dzień, w którym nadano przesyłkę.
W jednym roku można złożyć jeden wniosek o przyznanie pomocy, z wyjątkiem sytuacji, w której na uprzednio złożony wniosek nie przyznano pomocy. Jeżeli w danym okresie składania wniosków jeden wnioskodawca złożył więcej niż jeden wniosek, ARiMR nie przyznaje pomocy.
Pomoc przysługuje według kolejności ustalonej w drodze losowania przeprowadzonego przy użyciu systemu teleinformatycznego. W losowaniu biorą udział wszystkie wnioski o przyznanie pomocy złożone osobiście albo przez upoważnioną osobę bezpośrednio w OR ARiMR, albo za pośrednictwem BP ARiMR w terminie od dnia 21 kwietnia 2009 r. do dnia 28 kwietnia 2009 r., oraz wszystkie wnioski o przyznanie pomocy złożone przesyłką rejestrowaną, nadaną w placówce pocztowej operatora publicznego w terminie określonym powyżej, które wpłynęły do OR ARiMR do dnia poprzedzającego dzień, w którym zostanie przeprowadzone losowanie. Losowanie przeprowadza się w Centrali ARiMR, odrębnie dla każdego z 16 OR ARiMR. Prezes ARiMR, nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym przeprowadzono losowanie, podaje do publicznej wiadomości, na stronie internetowej administrowanej przez ARiMR, informację o kolejności przyznawania pomocy w danym OR ARiMR, ustalonej w wyniku losowania.
W przypadku wniosków o przyznanie pomocy, które zostały złożone w ww. terminie, ale wpłynęły do właściwego OR ARiMR po przeprowadzeniu losowania, pomoc przysługuje w kolejności wpływu wniosku do tego oddziału, po wnioskach o przyznanie pomocy objętych losowaniem. W przypadku wniosków o przyznanie pomocy, które zostały złożone w ww. terminie do OR ARiMR, który nie jest właściwy, a następnie wzięły udział w losowaniu, pomoc przysługuje w kolejności wpływu wniosków o przyznanie pomocy do właściwego OR ARiMR, po wnioskach o przyznanie pomocy objętych losowaniem.
Informacje na temat działania „Modernizacja gospodarstw rolnych” udzielane są w OR ARiMR (adresy znajdują się na stronie www.arimr.gov.pl) oraz pod numerem bezpłatnej infolinii 0 800 38 00 84.