Wiadomość

Instytucje zarządzające poszczególnymi programami, takie jak PARP, ARiMR wydają informatory i poradniki dla beneficjentów. Podobną pomocą służą instytucje europejskie, rządowe czy powołane w tym celi sieci informacji np. Euro Info. Na stronach Internetowych, w wydawanych przez nich publikacjach można odnaleźć wiele informacji, zarówno ogólnych, jak i praktycznych. I tak na przykład na stronach PARP znajduje się omówienie popełnianych przez projektodawców błędów najczęściej pojawiających się w składanych wnioskach.

Istnieje kilka podstawowych zasad pozwalających optymalnie przygotować projekt. Część z nich ma charakter zdroworozsądkowy, część wynika z ogólnych zasad zarządzania projektem. Pierwszym krokiem do złożenia wniosku jest identyfikacja właściwej instytucji wdrażającej.

Warto postawić się w sytuacji osoby, czy osób oceniających projekt, jeśli wymienione osoby muszą ocenić kilkadziesiąt, kilkaset czy kilka tysięcy projektów pisanych dokładnie według jednego schematu, to trudno będzie skupić ich uwagę na naszym projekcie, jeśli posłużymy jakimś gotowym wzorcem wypełniania wniosków. Nie oznacza to jednak, iż mamy unikać używania typowej terminologii.

Przystępując do przygotowania wniosku do programów operacyjnych należy zainstalować dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) GENERATOR WNIOSKÓW wraz z instrukcją instalacji i licencją. Przed uruchomieniem instalacji należy sprawdzić na podanej wyżej stronie internetowej aktualną wersję tego oprogramowania. Po zainstalowaniu Generatora należy wybrać właściwy formularz zgodnie z wybranym działaniem.

UWAGA - przygotowanie wniosku do niektórych programów pomocowych (Działanie 2.1 i 2.3 SPO WKP) nie wymaga użycia Generatora Wniosków tylko formularza zapisanego w formacie pliku tekstowego. Dlatego też po zidentyfikowaniu programu pomocowego, z którego chcemy finansować projekt, powinniśmy niezwłocznie sprawdzić w jakiej formie powinien być złożony wniosek.

Nie istnieje jeden doskonały sposób pisania wniosków, który gwarantuje otrzymanie dotacji. Za każdym razem musimy sprawdzić, czy w formularzu czy instrukcji nie pojawiły się jakieś zmiany. Unikajmy wykorzystywania fragmentów wniosków przygotowywanych wcześniej, łatwo wtedy o błędy formalne, błędy w przygotowaniu budżetu czy braki w dokumentacji. Dobrze, jeśli dokumenty sprawdzi osoba niepracująca bezpośrednio nad projektem, pewne sformułowania oczywiste dla nas, nie muszą być jasne dla czytelnika.

Sprawdzenie, że wszędzie widnieją podpisy osób upoważnionych wydaje się niekiedy niepotrzebna startą czasu, a jednak, trzeba sprawdzić wszystko to, co decyduje o tym by nasz wniosek przeszedł ocenę formalną.

Sprawdzić należy, kto zarządza funduszem i według jakich zasad. Przed rozpoczęciem wypełniania formularzy należy zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat instytucji, agencji zarządzającej. Jaka jest struktura organizacji, jakie są najważniejsze dokumenty związane z programem, którym zarządza dana instytucja, jakie są priorytety. Należy sprawdzić, z kim można i należy się kontaktować. Należy starannie zapoznać się z publikowanymi przez dana instytucję ogłoszeniami, w szczególności dotyczącymi ogłoszeń konkursów, formularzami, instrukcjami. Instytucja, w której będziemy składali wniosek nie jest naszym przeciwnikiem, ale partnerem. Środki, jakimi dysponuje instytucja muszą być wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem i w zgodzie z obowiązującymi procedurami, nawet, jeśli owe procedury wydają się nam nadmiernie skomplikowane, wymagania dotyczące dokumentów przesadne. Fundusze strukturalne nie zostały powołane po to by rozdawać dotacje, ale po to by poprzez wspieranie wybranych projektów realizować cele, do których spełnienia fundusze zostały stworzone.

Wszystkie dane dotyczące kwestii finansowania, harmonogram realizacji, spodziewanych efektów ekonomicznych, wpływu na rynek pracy muszą być wiarygodne. Wypełnienie formularza zgodnie z instrukcją, w formie, w języku i na formularzu wskazanym przez instrukcję. Wszystkie wymagane załączniki (statuty, odpisy, wypisy, promesy, certyfikaty itp.) muszą być ważne, zaś te, co, do których istnieje takie wymaganie muszą być uwiarygodnione. Należy rygorystycznie przestrzegać terminów, pracę nad dokumentacją należy zaplanować tak, by dokumenty dotarły we wskazane miejsce najpóźniej na dzień przed ostatecznym terminem. Przed wysłaniem sprawdź, czy spełniłeś wszystkie reguły i zasady konkursu. Jednym z elementów koniecznych przy wypełnienia wniosku jest ocena wpływu projektu na politykę równości szans. Wraz z wnioskiem, konieczne jest załączenie studium wykonalności. Jednym z elementów studium wykonalności jest analiza ekonomiczna i analiza finansowa.

Kluczem do sukcesu nie jest doskonałość w przygotowaniu formularzy, ale dobre przygotowanie projektu, który chcemy realizować. Decyzja o realizacji projektu wynika z potrzeby realizacji naszych zawodowych aspiracji. Stworzenia nowego przedsiębiorstwa, które zapewni pracę i dochód nam i naszym pracownikom lub rozwój naszego już istniejącego przedsiębiorstwa. Zdefiniowanie punktu wyjścia, opisanie obecnej sytuacji i wskazanie celu, zadania, które chcemy wykonać. Kolejnym elementem jest określenie metody działania, kolejnych, dających się wyodrębnić etapów, partnerów (biznesowych i instytucjonalnych) i oczywiście kosztów.

Sformułowane cele projektu wyznaczają nam sposób jego realizacji. Jednocześnie przyjęte cele zadecydują o tym, czy rezultaty będą ukierunkowane na trwałe efekty. Cele projektu to takie miejsce, w którym mamy możliwość nawiązać dialog ze sponsorem, beneficjentem czy partnerem, wykazując im, że nasze cele są też ich dążeniami.

Rezultaty to efekty, które chcemy osiągnąć realizując cele projektu. Planowanie rezultatów wymaga szczegółowości, gdyż one będą podstawą do oceny w okresie po realizacyjnym. Jednocześnie rezultaty powinny być "odporne" na wpływ czynników zewnętrznych. Rezultaty wnoszą aspekt negocjacyjny do projektu. Wymierność rezultatów wskazuje na efektywność społeczną i/lub gospodarczą projektu. Jest to czynnik sprawczy, który wpływać może na decyzje innych podmiotów w sprawie współudziału w realizacji projektu.

Warto też pamiętać, że podpisanie umowy to kolejny element realizacji projektu, musimy pamiętać, że beneficjent musi realizować projekt zgodnie z nakreślonym przez siebie harmonogramem. Pamiętać też powinniśmy o obowiązku jaki spoczywa na beneficjencie jeśli idzie o umieszczenie odpowiednich informacji w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu.

Przedsiębiorstwa ubiegające się o dotacje w ramach funduszy strukturalnych lub innych funduszy współfinansowanych ze środków publicznych w Polsce musza pamiętać o konieczności stosowania polskiego Prawa Zamówień Publicznych w momencie wydawania środków otrzymanych z dotacji .Prawo stosuje się gdy udział środków publicznych w poszczególnym zamówieniu /zakupie sfinansowanym z dotacji przekracza 50% wartosci zamówienia.
Szczegóły: www.uzp.gov.pl

Poradnik zawierający przykłady i pomoc przy przygotowaniu wniosków dla wszystkich kategorii beneficjentów znajduje się na stronie:

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, www.parp.gov.pl

Ministerstwo Gospodarki i Pracy, www.konkurencyjnosc.gov.pl

Generator i weryfikator wniosków : www.mf.gov.pl/index.php

http://www.europa.delpol.pl/download/fundusz/index.htm