W razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić poszkodowanym pierwszą pomoc i ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym zdarzeniom.
Szczegółowe zasady postępowania przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy określone są w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy (Dz.U. nr 115, poz. 744).
Okoliczności i przyczyny wypadku bada zespół powołany przez pracodawcę. Jego skład jest dwuosobowy i uzależniony od rodzaju wypadku.
Zespół powinien zakończyć swe działania w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o wypadku i sporządzić protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku. Jego wzór znajduje się w rozporządzeniu ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z dnia 3 października 2003 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. nr 182, poz. 1783). Protokół powypadkowy pracodawca zatwierdza nie później niż w ciągu 5 dni od dnia jego sporządzenia. Rozporządzenie w sprawie wzoru protokołu obowiązuje dopiero od 11 listopada 2003 r. Obecnie obowiązujący wzór nie różni się zasadniczo od stosowanego poprzednio. Formularze sporządzone według dotychczasowego wzoru mogą być stosowane do czasu wyczerpania ich zapasów, nie dłużej jednak niż do 31 marca 2004 r.
Na podstawie zatwierdzonego protokołu powypadkowego pracodawca sporządza kartę wypadku przy pracy według wzoru ustalonego w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 5 czerwca 2000 r. w sprawie ustalenia wzoru statystycznej karty wypadku przy pracy oraz związanego z nią trybu postępowania (Dz.U. nr 51, poz. 612).