Aby mieć ładne świadectwo

Odchodzisz z pracy? Nie zapomnij zadbać, aby pracodawca wypisał ci dobre świadectwo pracy. Co może tam wpisać, a czego nie? Czym różni się świadectwo od referencji? Co robić jeśli szef nie chce napisać ci świadectwa? Dowiesz się z naszego poradnika

Czym jest świadectwo pracy?

To źródło informacji o tobie dla kolejnego pracodawcy. Dowód, że wcześniej pracowałeś. Potwierdza twoje słowa o powodach rozwiązania umowy z poprzednim pracodawcą, że pracowałeś na takim a takim stanowisku, od kiedy do kiedy.

Jest podstawą do określenia wymiaru świadczeń pracowniczych - wynikających z kodeksu pracy (dni urlopu) i tych przysługujących na podstawie wewnętrznych regulaminów firm (np. premia za staż pracy, nagroda jubileuszowa).

Potwierdza również twoje uprawnienia związane z ubezpieczeniem społecznym. Bez tego dokumentu nie zarejestrujesz się w urzędzie pracy jako bezrobotny, nie otrzymasz świadczeń przedemerytalnych. Na podstawie świadectwa pracy (i zaświadczenia o zarobkach) ZUS oblicza ci rentę i emeryturę.

Świadectwo, opinia, referencje

W świadectwie pracy znajdują się informacje o tobie, które pracodawca musi zamieścić bez względu na okoliczności (obowiązkowe) i takie, które wpisuje wyłącznie na twoje żądanie (dodatkowe) - więcej o tym w naszym poradniku na s. 2. Nie może wpisywać ocen czy uwag, zarówno pozytywnych, jak i krytycznych. Świadectwo pracy dostaniesz tylko, jeśli miałeś umowę o pracę, pracodawca nie może odmówić jego wydania (grozi za to grzywna). Nie otrzymasz świadectwa, jeśli pracowałeś na podstawie umów cywilnych (umowa zlecenie, o dzieło) na tzw. samozatrudnieniu ani na czarno.

W świadectwie pracy trzeba wypełnić wszystkie pola. Jeśli pracownik np. nie korzystał z urlopu wychowawczego albo komornik nie zajął mu konta - to wpisuje się "nie dotyczy" albo stawia kreskę.

Opinia, referencje - tu pracodawca na twoją prośbę napisze, co sądzi o tobie, czy był zadowolony z twojej pracy itp. Opinię wystawia się np. jeśli potrzebujesz jej, aby pełnić jakąś funkcję (np. ubiegasz się o zostanie ławnikiem w sądzie). Referencje to opinia o tobie dla przyszłego pracodawcy. Niestety, pracodawcy nic nie grozi, jeśli mimo twoich próśb nie wystawi żadnego z tych dokumentów.

Informacje o tobie, które pracodawca musi konieczne wpisać do świadectwa pracy:

• okres i rodzaj wykonywanej przez ciebie pracy - tu wpisuje się tylko to, co widniało w twoich obowiązkach, nawet jeśli czasowo zostałeś oddelegowany na trzy miesiące do pracy w innym dziale na innym stanowisku. W czas pracy wlicza się tylko terminy wynikające z twojej umowy o pracę. Jeśli więc zanim ją podpisałeś, pracowałeś np. na umowę-zlecenie, to nie będzie o tym adnotacji w świadectwie pracy,
• stanowiska, jakie zajmowałeś,
• twój czas pracy (np. czy cały etat, ile godzin dziennie pracowałeś, czy nienormowany czas pracy),
• tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem). Wpisuje się tylko podstawę prawną, np. umowę rozwiązano w trybie art. 52 par. 1 kp (a nie np., że pracownik został przyłapany na kradzieży); albo art. 30 par. 1 kp (a nie, że pracownik wypowiedział umowę, bo podkupiła go konkurencja),
• czas, za który przyznano ci odszkodowanie z powodu zwolnień grupowych, upadłości lub likwidacji zakładu pracy (jeśli z któregoś z tych powodów skrócono ci okres wypowiedzenia umowy o pracę),
• liczba dni urlopu wypoczynkowego, który wykorzystałeś w dotychczasowej firmie w roku, w którym przestałeś pracować. Pracodawca nie musi wyliczać, ile ci zostało niewykorzystanego urlopu. Nowy zrobi nowy pracodawca,
• kiedy korzystałeś z urlopu bezpłatnego (wraz z podstawą prawną jego udzielenia). Pracodawca nie może jednak napisać np., że nie było cię pół roku w pracy bo pojechałeś na wyprawę w Himalaje,
• czy wykorzystałeś urlop wychowawczy (jeśli tak, to ile dni),
• liczba dni urlopu dodatkowego albo inne uprawnienia. Chodzi np. o dodatkowe przywileje wynikające z układów zbiorowych pracy, tu także wpisuje się w przypadku osób niepełnosprawnych czy wykorzystali dziesięć dni płatnego urlopu na rehabilitację,
• urlop na żądanie pracownika 162(2) - można wziąć cztery dni w roku,
• czy wykorzystałeś zwolnienie na opieką nad dzieckiem do 14 lat (przysługują dwa dni w roku - art. 188 kp),
• okres służby wojskowej lub zastępczej,
• czy i kiedy pracowałeś w szczególnych warunkach lub charakterze (np. w wysokiej temperaturze, hałasie),
• liczba dni, za które otrzymałeś wynagrodzenie za czas choroby czy wypadku w pracy (w dotychczasowej firmie w roku, w którym przestałeś pracować). Zgodnie z przepisami pracodawca w roku kalendarzowym płaci pensję pracownikowi tylko przez pierwsze 33 dni jego choroby, później otrzymuje on zasiłek chorobowy z ZUS. Nowy pracodawca dowie się, że skoro pracownik chorował w poprzedniej firmie np. 30 dni, to w nowym miejscu pracodawca zapłaci tylko za trzy dni choroby. Uwaga! Nie wolno wpisywać w świadectwie informacji, ile dni pracownik przebywał na chorobowym,
• należności, których nie dostałeś od pracodawcy z powodu braku środków finansowych (do dnia ustania stosunku pracy). Oprócz pensji mogą to być również inne świadczenia, np. zaległe delegacje, ryczałty itp.,
• okresy, kiedy nie płaciłeś składek na ubezpieczenia społeczne, np. urlop bezpłatny,
• zajęcie wynagrodzenia (przepisy o postępowaniu egzekucyjnym). Nie wolno napisać np.: Kowalski nie płacił alimentów, podaje się tylko oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej.

Informacje zamieszczane wyłącznie na twoją prośbę:

• kwalifikacje, które zdobyłeś (np. skończone kursy językowe, komputerowe, technik sprzedaży itp),
• wysokość i składniki wynagrodzenia (jaką miałeś pensję, czy stałą, czy np. uzależnioną od sprzedaży),

Pracodawca nie może odmówić wpisania tych informacji, jeśli tego zażądasz:

• Kiedy powinieneś dostać świadectwo pracy
• Twój szef ma obowiązek wręczyć ci je od razu po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. Obowiązek wydania świadectwa jest bezwarunkowy. Nie musisz prosić ani składać wniosku o jego wydanie. Pracodawca nie może uzależniać wydania ci świadectwa pracy od tego, czy się z nim rozliczyłeś (np. nie oddałeś służbowego samochodu).
• Powinien je wręczyć tobie osobiście lub osobie przez ciebie upoważnionej. Jeśli nie ma takiej możliwości, musi ci je dostarczyć najpóźniej w ciągu siedmiu dni, np. pocztą albo kurierem.
• Bez znaczenia dla obowiązku wydania świadectwa jest rodzaj umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy, na czas określony) i sposób jej rozwiązania (za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, z upływem czasu, na jaki została zawarta, ukończenie pracy, dla której zawarto umowę).

Jeśli zgubisz świadectwo pracy, nie załamuj się. Pracodawca przechowuje jego kopię w aktach i na twoją prośbę da ci odpis (jest uznawany tak samo jak oryginał).

Dostajesz świadectwo pracy i...

Masz siedem dni (licząc od otrzymania świadectwa), aby zwrócić się o jego sprostowanie (w świadectwie pracy powinna się znaleźć informacja o tej możliwości).

Pracodawca ma tyle samo czasu na zbadanie sprawy i odpowiedź. Jeśli zgodzi się z twoimi uwagami, nie później niż w ciągu siedmiu dni musi wydać ci nowe świadectwo, a stare usunąć z akt i zniszczyć.

Jeżeli nie uwzględni twoich uwag (o czym zawiadamia cię w ciągu siedmiu dni), masz prawo odwołać się do sądu pracy (w ciągu siedmiu dni od zawiadomienia).

Sytuacja wygląda podobnie, kiedy pracodawca w ogóle ci nie odpowie. Na wniosek do sądu masz tydzień od dnia, w którym minął termin odpowiedzi pracodawcy.

Kiedy np. zachorujesz i nie będziesz mógł się odwołać w ciągu siedmiu dni, sąd przesunie ci termin, pod warunkiem że przedstawisz zaświadczenie od lekarza.

Jeśli sąd pracy uzna twoje racje, pracodawca będzie ci musiał wydać nowe świadectwo, nie później niż trzy dni od dnia uprawomocnienia się wyroku.

Nie dostajesz świadectwa i...

Kiedy minie tydzień, drugi, a ty nie dostajesz od szefa świadectwa, zapytaj co się stało. Może nie jest to jego zła wola, tylko niedopatrzenie, bałagan. To częste w dużych firmach - pójdź do działu kadr i zapytaj o swoje świadectwo - pewnie zaraz ci je wypiszą.

Jeśli mimo wszystko spotkasz się z niechęcią, wyślij pracodawcy pismo, w którym żądasz wydania świadectwa. Ważne, abyś miał potwierdzenie, że to zrobiłeś (np. list polecony).

Żadnego odzewu? Zwróć się do Państwowej Inspekcji Pracy o interwencję. Inspektor może ukarać twojego szefa grzywną do 5 tys. zł - pracodawca, który nie wydaje świadectwa pracy, popełnia wykroczenie (art. 282 par.1 p.3 kp). Większość pracodawców daje się przekonać, że lepiej wypisać świadectwo, niż płacić.

Jeżeli i to nie poskutkuje, zostaje wytoczyć szefowi proces przed sądem pracy (tak stwierdził Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 18 grudnia 1979 r., I PR 75/79, OSN 1980, nr 6, poz. 125). W razie uznania przez sąd twoich racji pracodawca ma obowiązek najpóźniej trzy dni po uprawomocnieniu się orzeczenia wydać nowy dokument.

Walcz o odszkodowanie

To twój szef ponosi pełną odpowiedzialność za spóźnienie się z wydaniem lub wydanie złego świadectwa pracy. Możesz domagać się od niego odszkodowania przed sądem pracy, jeśli udowodnisz, że z powodu braku tego dokumentu lub jego błędnej treści nie mogłeś znaleźć pracy lub dostałeś posadę gorzej płatną (dowodem może być np. pismo, które mówi, że przyczyną odmowy zatrudnienia jest brak świadectwa pracy). Odszkodowanie nie może być wyższe niż wynagrodzenie za sześć tygodni pozostawania bez pracy (liczy się pensja u byłego pracodawcy).

Zasądzenie odszkodowania w sprawie złego świadectwa, automatycznie zmusza pracodawcę do wydania nowego dokumentu (nie później niż trzy dni od uprawomocnienia się wyroku).

Gdzie są zapisane twoje prawa:

kodeks pracy (art. 97, 99),

rozporządzenie ministra pracy z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 z późniejszymi zmianami)

Wzór świadectwa pracy:

• Nowe świadectwo pracy