Każdy rolnik, który chce odzyskać część pieniędzy wydanych na olej napędowy używany do produkcji rolnej powinien w terminie od 1 sierpnia 2013 r. do 31 sierpnia 2013 r. złożyć odpowiedni wniosek do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, w zależności od miejsca położenia gruntów rolnych wraz z fakturami VAT (lub ich kopiami) stanowiącymi dowód zakupu oleju napędowego w okresie od 1 lutego 2013 r. do 31 lipca 2013 r. w ramach limitu zwrotu podatku określonego na 2013 r.
Limit zwrotu podatku w 2013 r. wynosi 81,70 zł * ilość ha użytków rolnych.
Wzór wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej został ogłoszony w drodze rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 17 stycznia 2012 r. w sprawie wzoru wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji (Dz. U. poz. 87) i jest również dostępny na stronach internetowych urzędów gmin, urzędów wojewódzkich, ośrodków doradztwa rolniczego oraz Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi (www.minrol.gov.pl), a także udostępniony w urzędach gmin do kopiowania.
Faktura powinna spełniać wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360, z późn. zm.). Kwotę zwrotu podatku akcyzowego ustala się jako iloczyn ilości oleju napędowego zakupionego do produkcji rolnej, wynikającej z faktur VAT oraz stawki zwrotu do 1 litra określonej w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie stawki zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej na 1 litr oleju w 2013 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 1380), z tym, że kwota zwrotu podatku nie może być wyższa niż kwota stanowiąca iloczyn stawki zwrotu na 1 litr oleju napędowego (0,95 zł/l), liczby 86 oraz powierzchni użytków rolnych będących w posiadaniu lub współposiadaniu producenta rolnego, wskazanej w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne według stanu na dzień 1 lutego danego roku. Przy ustalaniu ww. limitu nie uwzględnia się gruntów gospodarstw rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej oraz gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza w rozumieniu przepisów o podatku rolnym.
Wójt, burmistrz (lub prezydent miasta) wydaje decyzję ustalającą wysokość zwrotu podatku akcyzowego w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku. Wypłata producentom rolnym zwrotu podatku akcyzowego nastąpi w dniach 1 - 31 października 2013 roku gotówką w kasie urzędu gminy lub miasta, albo przelewem na rachunek bankowy podany we wniosku.