ARiMR przetestuje podlaskie oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa przetestuje autorskie oprogramowanie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wymyślony w Białymstoku program o nazwie EZD wdraża coraz więcej urzędów i instytucji w kraju.

Władze ARiMR i wojewoda podlaski podpisali ostatnio porozumienie o współpracy nad wdrażaniem tego niekomercyjnego oprogramowania. Agencja przetestuje podlaskie oprogramowanie, urząd wojewódzki zapewni szkolenie pracowników. Testy zaczną się jeszcze w styczniu.

ARiMR poinformowała PAP, że pracuje obecnie nad wyborem takiego oprogramowania, które pozwoli wdrożyć elektroniczne zarządzanie sprawami i dokumentami. Wynika to - jak podkreśliło biuro prasowe - z ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne i z Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. W 2014 r. ARiMR została wpisana do ustawy o informatyzacji jako podmiot, który - jak tłumaczy agencja - "może skorzystać z nieodpłatnego udostępnienia licencji i wdrożenia projektów nadzorowanych przez Skarb Państwa i finansowany centralnie przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji". Chodzi o wdrożenie takich rozwiązań, by - zgodnie z unijnymi wymogami - wszystkie najważniejsze, kluczowe dokumenty administracyjne, jak np. raporty, sprawozdania, informacje z realizacji budżetu czy wykorzystania pieniędzy unijnych mogły się odbywać wyłącznie w sposób elektroniczny, a nie w formie papierowej.

ARiMR zatrudnia ponad 11,5 tys. osób. Funkcjonuje na różnych szczeblach: od 314 biur powiatowych poprzez 16 biur regionalnych oraz centralę. Dlatego by wybrać odpowiedni system i oprogramowanie w wybranych biurach na różnych szczeblach będą przeprowadzone testy białostockiego EZD oraz systemu e-DOK autorstwa Centralnego Ośrodka Informatyki MSW.

Do obu systemów ARiMR ma bezpłatny dostęp i nie musi płacić za licencje, a to znacząco ogranicza koszty użytkowania - poinformowało PAP biuro prasowe ARIMR. Testy zakończą się rekomendacją, który system wdrożyć jako odpowiadający specyfice ARiMR. Trzeba m.in. sprawdzić przydatność oprogramowania także m.in. do warunków sprzętowych Agencji.

"Oba systemy zostały przyjęte jako możliwe standardy w administracji. Każdy z tych systemów identyfikowany jest niezależnie, jednak na koniec procesu identyfikacji powstanie analiza porównawcza tych systemów, dająca odpowiedź na pytanie, który z nich lepiej spełnia potrzeby i wymagania Agencji" - tłumaczy ARiMR.

Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa chce wdrażać elektroniczny obieg dokumentów w dwóch etapach. Na początek miałby on dotyczyć wewnętrznych dokumentów Agencji, korespondencję, która przychodzi do ARiMR, integrację z elektroniczną skrzynką podawczą ePUAP. Elektroniczny miałby też być kontakt pomiędzy wszystkimi biurami powiatowymi, regionalnymi i centralą. Ma to przynieść oszczędności na kosztach papieru, przesyłek pocztowych, kurierskich.

W drugim etapie chodziłoby o elektroniczne załatwianie spraw merytorycznych agencji, np. związanych z unijnymi dopłatami, np. o wnioski składane przez rolników czy producentów rolnych.

Rzeczniczka wojewody podlaskiego Joanna Pilcicka poinformowała, że od 2011 r. z EZD jest m.in. wdrażane w 13 urzędach wojewódzkich i podległych im jednostkom, ministerstwach czy w Lasach Państwowych - łącznie w ok. 200 urzędach administracji w Polsce. Korzysta z niego ok. 20 tys. osób, drugie tyle urzędników ma do tego dołączyć.