Utworzenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania i Kontroli (IACS), czyli krajowego systemu ewidencji gospodarstw rolnych i zwierząt gospodarskich jest niezbędne dla uzyskania dopłat bezpośrednich i na rozwój obszarów wiejskich. System powinien być gotowy przed akcesją. Wdrażaniem systemu IACS zajmuje się ARiMR.
System ten jest bardzo złożony, ze względu na szczegółowość wymaganych informacji i strukturę polskiego rolnictwa. IACS służy do zbierania i przechowywania informacji potrzebnych do wypłacania dopłat bezpośrednich i innych form dotacji.
System składa się z następujących elementów:
System ten wymaga też odpowiedniej organizacji oddziałów terenowych ARiMR i zapewnienia przepływu informacji (przepływy poziome i pionowe).
Komputerowa baza danych ma gromadzić i przechowywać dane dotyczące każdego gospodarstwa ubiegającego się o dopłaty z UE. Baza ta powinna umożliwiać uzyskanie danych dotyczących przynajmniej trzech ostatnich lat kalendarzowych.
Wielofunkcyjny Rejestr Gospodarstw Rolnych umożliwia uzyskanie i przetworzenie informacji dotyczących gospodarstw rolnych oraz ich użytkowników. Koncepcja zakłada powstanie czteropoziomowej struktury organizacyjnej. Rolnik ma składać wniosek w gminie. Bez złożenia prawidłowo wypełnionego wniosku, dopłaty nie można uzyskać. Wniosek będzie przekazany do powiatu, gdzie po wprowadzeniu do bazy danych i weryfikacji zostanie przekazany do regionalnego biura. Tam po sprawdzeniu danych wniosek zostanie zaakceptowany. W centrali podjęta będzie decyzja dotycząca dopłaty i jej wysokości.Polecenie wypłaty zostanie przekazane do banku, który przeleje pieniądze na konto rolnika. Stąd konieczność posiadania przez rolnika konta bankowego. Żeby móc wejść do rejestru gospodarstw rolnik musi wystąpić o nadanie numeru identyfikacyjnego gospodarstwa, który będzie nadawany przez dyrektora oddziału regionalnego agencji.
System Identyfikacji Działek Użytkowanych Rolniczo (LPIS). Podstawę systemu stanowi działka użytkowana rolniczo, zdefiniowana jako zwarta powierzchnia ziemi wykorzystywana przez rolnika do określonej uprawy. System identyfikacji działek opiera się na planach i dokumentach katastralnych, materiale kartograficznym i zdjęciach lotniczych. Lokalizuje i opisuje w przestrzeni prowadzoną w gospodarstwie produkcję roślinną, z określeniem rodzajów upraw na poszczególnych działkach. Każde gospodarstwo posiadające działkę użytkowaną rolniczo, lub zajmujące się chowem zwierząt, a chcące ubiegać się o dopłaty, musi posiadać indywidualny, niepowtarzalny numer identyfikacyjny
System Identyfikacji i Rejestracji Zwierząt obejmuje rejestr zwierząt, za które rolnik może się ubiegać o dopłaty. Wszyscy posiadacze bydła muszą prowadzić rejestr zwierząt znajdujących się w ich gospodarstwach. Rejestr ten powinien zawierać aktualne dane na temat przemieszczania zwierząt (kolejne miejsca przebywania, daty zmian) pochodzenie oraz przeznaczenie zwierząt, informacje o padnięciu zwierzęcia. System ten stanowić będzie w przyszłości podstawę przyznawania premii do produkcji zwierzęcej, w tym np. premii za krowy mamki lub premii za ubój bydła.
Zintegrowany System Kontroli zapewnić ma kontrolę krzyżową w zakresie składania wniosków i wypłat należności. Funkcjonuje na kilku poziomach w agencji, na poziomie kraju oraz poprzez organy Kontrolne Unii Europejskiej.
Problemy z prawidłowym funkcjonowaniem systemu IACS mogą wyniknąć z kilku przyczyn. W interesie rolnika jest uporządkowanie dokumentów gospodarstwa, które będą wymagane do złożenia ważnego wniosku:
Ponadto przeprowadzane będą kontrole na miejscu 5% gospodarstw składających wnioski.
W związku z wyborem przez Polskę systemu uproszczonego dopłat bezpośrednich niezbędnymi elementami systemu IACS, które muszą funkcjonować po dniu akcesji są: