Korespondencję do urzędu skarbowego będzie można przesłać e-mailem

Podatnicy będą mogli przesyłać dokumenty do urzędów za pomocą poczty elektronicznej. Będą one traktowane tak jak zwykły list wysłany tradycyjną pocztą. Urząd nie będzie musiał więc potwierdzać, że otrzymał e-maila. Jeśli podatnik będzie chciał uzyskać potwierdzenie, będzie musiał pismo wysłać za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej urzędu.

Nowe wymogi w zakresie skrzynki podawczej nakłada na urzędy rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216). Daje ono również nowe uprawnienia podatnikom.
Wymogi dla urzędów
Ważną zmianą jest wprowadzenie wymogu podawania przez urzędy (skarbowe, gminne, które są odpowiedzialne za rozliczanie podatków i opłat lokalnych) na swoich stronach Biuletynu Informacji Publicznej adresu skrzynki podawczej w formie identyfikatora URL, czyli linku takiego jak w przypadku stron internetowych.
Urzędy będą musiały poinformować również o maksymalnym rozmiarze dokumentu wraz z załącznikami, które może przesłać podatnik. Rozmiar nie może być jednak mniejszy niż 5 megabajtów (dalej: Mb). Przykładowo, jeśli podatnik będzie chciał przesłać drogą elektroniczną do urzędu gminy pismo w sprawie swoich zobowiązań w podatku od nieruchomości wraz ze zdjęciami nieruchomości, to wielkość całej przesyłki nie będzie mogła przekroczyć rozmiaru ustalonego przez urząd.
Ważne jest to, że przesyłając takie pismo z załącznikami za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, urząd musi przesłać urzędowe poświadczenie odbioru. Podatnik będzie więc wiedział, czy pismo do urzędu dotarło.
Przypomnijmy, że przesyłanie dokumentu przez elektroniczną skrzynkę podawczą jest możliwe dzięki portalowi ePUAP. Podatnik wysyłający dokument w ten sposób musi mieć albo podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem albo może skorzystać z tzw. zaufanego profilu.
Muszą podać rodzaj nośnika
Kolejnym wymogiem, który nakłada na urzędy omawiane rozporządzenie, jest konieczność podania rodzajów informatycznych nośników danych, na jakich można doręczyć danemu podmiotowi dokumenty elektroniczne. Takim informatycznym nośnikiem danych jest np. serwer komputerowy, płyta CD lub pamięć flash. Jeśli urząd zaakceptuje taką formę dostarczenia dokumentów, podatnik będzie mógł złożyć pismo na płycie CD.
Co więcej, urząd musi również określić rodzaje informatycznych nośników danych, na których zapisze podatnikowi urzędowe poświadczenie odbioru. Jak wynika jednak z par. 11 rozporządzenia, jeśli podatnik złoży dokument na informatycznym nośniku danych, to urząd będzie mógł wydać papierowe potwierdzenie.
Zgodnie z par. 3 pkt 3 rozporządzenia elektroniczna skrzynka podawcza może przed doręczeniem zapewniać sprawdzenie zgodności dokumentu elektronicznego z formalnymi warunkami przewidzianymi w przepisach prawa, na podstawie których został wydany odpowiedni wzór dokumentu elektronicznego. Jeśli jednak okaże się, że te formalne warunki nie zostały spełnione, to podatnik dostanie informacje zwrotną o niezgodnościach.
Uprawnienia podatników
Ułatwieniem dla podatników będzie możliwość wysłania pisma do urzędu za pomocą poczty elektronicznej, czyli popularnego e-maila. Jednak w tym przypadku urząd nie będzie miał obowiązku wydania urzędowego poświadczenia odbioru. Zgodnie z przepisami rozporządzenia do pism przesłanych e-mailem nie będzie miał bowiem zastosowania art. 168 par. Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn.zm.) oraz art. 63 par. 4 kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
Rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, czyli 30 października.
Ważne!
Urzędy będą miały obowiązek podawania na swoich internetowych stronach w Biuletynie Informacji Publicznej adres skrzynki podawczej
Podstawa prawna
Par. 3, par. 6 – 11 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216).