Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli (IACS) jest podstawowym narzędziem kontroli wydatków Sekcji Gwarancji Funduszu FEOGA UE. Znaczenie tego Funduszu rośnie – wraz z upływem czasu – jako, że stopniowo w UE coraz więcej działań jest bezpośrednio zarządzanych przez ten system. Ilustruje to wzrost wydatków Sekcji Gwarancji od 42,6% w roku 1994 do 63,6 % w roku 1999. Przewiduje się, że w roku 2004 ponad 80% wydatków Sekcji Gwarancji UE będzie rozpatrywanych w oparciu o system IACS.
Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli (IACS) składa się ze ściśle określonych zasad, reguł postępowania oraz kryteriów zgodnie z którymi obliczane i wypłacane są dotacje dla gospodarstw i rolnictwa. System taki posiada każde państwo członkowskie UE. Rozporządzenie Rady EWG nr 3508/92, na mocy którego wprowadzono System IACS, ustanawia 5 elementów, które są obowiązujące w państwach członkowskich:
Skomputeryzowana baza danych – służy rejestracji wniosków, naliczeń i wypłat oraz danych uzyskiwanych z wniosków o pomoc dla każdego gospodarstwa rolnego. Dobór systemu komputerowego pozostawia się decyzji państwom członkowskim.
System identyfikacji gruntów i działek rolnych – jest to rejestr zawierający dane w formie tekstu (dane osobowe, położenie i powierzchnię działki, rodzaj użytkowania) nazywany także bazą alfanumeryczną. Baza alfanumeryczna musi być uzupełniana bazą graficzną umożliwiającą identyfikację działek uprawnych i upraw. Dla wytworzenia bazy graficznej Unia zaleca stosowanie tzw. ortofotomapy ze zdjęć lotniczych lub satelitarnych (możliwy jest wariant mieszany). System identyfikacji i rejestracji gruntów i działek jest warunkiem niezbędnym do przeprowadzania efektywnych kontroli wniosków o pomoc powierzchniową.
System ewidencji zwierząt – jest to komputerowy rejestr tych zwierząt, na które przyznawane są płatności bezpośrednie (bydło, owce, kozy). W systemie komputerowym powinny być dostępne następujące informacje: znak zwierzęcia (kod identyfikacyjny), data urodzenia, numer identyfikacyjny gospodarstwa urodzenia i wszystkich gospodarstw, w których zwierzę przebywało, daty każdej zmiany gospodarstwa, data śmierci lub uboju. System ten musi umożliwiać jednoznaczną identyfikację zwierząt, na które składane są wnioski o płatności bezpośrednie, stanowiąc przy tym podstawę do przeprowadzania kontroli (wizytacji terenowych).
Wnioski o płatności – każdego roku rolnik jest uprawniony do złożenia jednego wniosku o pomoc powierzchniową oraz jednego lub więcej wniosków o płatności (premie) zwierzęce. Wszystkie wnioski muszą zawierać dane dotyczące tożsamości rolnika oraz pisemne zobowiązanie, że rolnik będzie przestrzegał określonych w przepisach zasad i reguł postępowania w odniesieniu do poszczególnych schematów pomocowych w zakresie płatności. Dane zawarte we wnioskach muszą umożliwiać przeprowadzenie kontroli kwalifikowanych poprzedzających naliczenie i wypłatę środków finansowych.
Zintegrowany system kontroli składa się z kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu. Celem kontroli administracyjnych jest zapewnienie, że pomoc jest naliczona prawidłowo oraz, że żadne płatności nie są dokonywane podwójnie. Obejmują one kontrole gospodarstw wnioskujących o płatności, kontrole krzyżowe zadeklarowanych powierzchni oraz kontrole krzyżowe zadeklarowanych zwierząt. Głównym celem kontroli na miejscu jest sprawdzenie, czy wniosek rolnika odpowiada rzeczywistości (deklarowanym uprawom co do rodzaju i powierzchni, a także liczby i rodzaju zwierząt). Kontrole na miejscu muszą obejmować co najmniej 5% wniosków o dopłaty powierzchniowe i 10% wniosków opartych o pogłowie zwierząt.
Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli składać się będzie ze zbioru danych o polskim rolnictwie i rolnikach oraz ściśle określonych zasad i reguł postępowania zgodnie z którymi naliczane i wypłacane będą polskim rolnikom dopłaty bezpośrednie.
Zgodnie z Narodowym Programem Przygotowania do Członkostwa Polska, do dnia akcesji, zobowiązana jest przygotować i wdrożyć Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli, który zapewni administrowanie i kontrolę płatności bezpośrednich. Zadanie wykonania i prowadzenia tego Systemu – na mocy ustawy o krajowym systemie ewidencji gospodarstw rolnych i zwierząt gospodarskich – powierzono Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
W celu ustanowienia podstaw prawnych dla funkcjonowania w Polsce systemu ds. administrowania dopłatami bezpośrednimi dla rolnictwa po wejściu Polski do Unii Europejskiej, Sejm uchwalił ustawę z dnia 25 lipca 2001 r. o krajowym systemie ewidencji gospodarstw rolnych i zwierząt gospodarskich oraz o zmianie niektórych ustaw. Ustawa w sposób niewystarczający stanowi o systemie kontroli, który jest zasadniczym elementem prawodawstwa europejskiego dotyczącego systemu IACS. W rezultacie powołany ustawą z dnia 25 lipca 2001 r. system w niewielkim zakresie nabiera cech systemu operacyjnego opartego na kontroli wniosków, naliczeń i wypłat, co stanowi o istocie Zintegrowanego Systemu Zarządzania i Kontroli w państwach UE.
Przepisy cytowanej ustawy stanowią, że system ten składał się będzie z następujących elementów:
W skład systemu wchodzą także rejestry producentów bydła, owiec oraz kóz, którzy są uprawnieni do otrzymywania limitów określających maksymalną liczbę zwierząt, za które mogą być przyznane płatności bezpośrednie na podstawie odrębnych przepisów.
Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa powierzyła początkowo całokształt zadania związanego z budową systemu wybranemu w drodze przetargu wykonawcy. Wykonanie tego Systemu – w części informatycznej i nieinformatycznej, ale bez agencji płatniczej – określono na dzień 31 grudnia 2002 r.
Brak postanowień dotyczących budowy agencji płatniczej, a więc elementu warunkującego wypłatę środków rolnikom, stanowił zasadniczą wadę umowy zawartej z Wykonawcą systemu. Wątpliwości budziło także powierzenie Wykonawcy budowy tzw. części nieinformatycznej systemu IACS. Zdecydowano zatem, że część nieinformatyczną Agencja wykona samodzielnie. Podpisane w dniu 12 marca br. Porozumienie – aneks z Hewlett Packard Polska usunęło wymienione powyżej zasadnicze wady umowy konieczne do poprawy funkcjonalności i akredytacji systemu IACS. Powstała jednak konieczność przyspieszenia tempa prac w zakresie dostosowania organizacyjnego Agencji do nowych zadań związanych m.in. z przejęciem – w wyniku renegocjacji umowy – całej części tzw. nieinformatycznej. W ramach realizacji zadań związanych z częścią nieinformatyczną Systemu – ARiMR jest zobowiązana przygotować strukturę organizacyjną (od centrali do powiatów), przygotować, pozyskać i wyposażyć lokale pod siedziby IACS (16 województw, 315 powiatów), a także przeprowadzić:
Zadaniem niezwykle ważnym, bo warunkującym poprawność działania i akredytację Systemu jest przygotowanie struktury organizacyjnej i funkcjonalnej przyszłej agencji płatniczej. Zadanie to w części dotyczącej zaprojektowania odpowiedniej architektury systemu informatycznego ciąży – po renegocjacji kontraktu – na firmie Hewlett Packard. Obejmować ona musi obsługę 3 podstawowych funkcji przyszłej agencji: autoryzację płatności, polecenie dokonywania płatności dla rolników (we współpracy z bankami) oraz księgowanie. Agencja zobowiązana jest do przygotowania wszystkich procedur dotyczących agencji płatniczej, a także procedur dla wszystkich czynności związanych procesem obsługi wniosków, kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu oraz naliczeń płatności, które obsługuje System IACS. Obecnie trwają intensywne prace, których rezultatem będzie przygotowanie Systemu i Agencji do wykonywania funkcji agencji płatniczej oraz akredytacja Systemu nie później niż do daty akcesji.